Converter Caixa de Correio de Utilizador em Shared Mailbox no Microsoft 365: Guia Prático para PME

Microsoft 365 · Exchange Online · Shared Mailbox · PowerShell · Licenciamento · PME  |  ✎ Duarte Spínola  |  2026-06-27

Microsoft 365 · Exchange Online · Shared Mailbox · PowerShell · Licenciamento · PME

Quando um colaborador sai da empresa, a PME precisa de decidir o que fazer com a sua caixa de correio. Apagar é raramente a resposta correcta: há clientes que escrevem para esse endereço, facturas por pagar, contactos úteis e obrigações de retenção de email. A solução recomendada pela Microsoft é converter a caixa de correio de utilizador numa shared mailbox — uma caixa partilhada que não requer licença (até 50 GB), mantém todo o histórico, e pode ser acedida por vários colaboradores. Este guia percorre os pré-requisitos, os passos de conversão via Admin Center e PowerShell, a gestão de permissões, o problema do automapping, e os erros mais comuns. As referências oficiais estão em Convert a user mailbox to a shared mailbox. Para gestão de tickets associada, consultar o Registar e Documentar Tickets Correctamente.

Neste artigo

  1. O Que É uma Shared Mailbox
  2. Pré-Requisitos e Limites
  3. Converter via Microsoft 365 Admin Center
  4. Converter via PowerShell Exchange Online
  5. Atribuir Permissões de Acesso
  6. Automapping: O Problema Silencioso
  7. Gestão de Licença Após Conversão
  8. Reencaminhamento de Email
  9. Converter Múltiplas Caixas em Lote
  10. Auditoria de Shared Mailboxes
  11. Erros Comuns na Conversão
  12. Checklist de Conversão

1. O Que É uma Shared Mailbox

Uma shared mailbox no Microsoft 365 é uma caixa de correio que não pertence a um utilizador individual — é partilhada por um conjunto de utilizadores designados. Não tem password própria; o acesso é concedido via permissões FullAccess e SendAs. A caixa aparece automaticamente no Outlook dos utilizadores com permissão (se automapping estiver ativo). A documentação oficial de criação e gestão está em Create a shared mailbox e em About shared mailboxes.

ℹ️ Nota: Uma shared mailbox até 50 GB não requer licença. Acima de 50 GB, é necessária uma licença Exchange Online Plan 2 ou uma licença de arquivo. Em PME com poucas saídas, o limite de 50 GB é geralmente suficiente — uma caixa com 3 anos de email raramente excede 30 GB.

2. Pré-Requisitos e Limites

Antes de converter, verificar os seguintes pré-requisitos e limites:

Requisito / Limite Valor Nota
Tamanho máximo sem licença 50 GB Acima disso, atribuir licença Exchange Plan 2
Conta do utilizador Deve existir e estar ativa ou desactivada (não eliminada) Se eliminada, restaurar dentro de 30 dias
Permissões necessárias Global Admin ou Exchange Admin Para PowerShell, conectar ao Exchange Online
Plano Microsoft 365 Qualquer plano com Exchange Online Business Basic, Business Standard, E3, etc.
Limite de shared mailboxes por tenant 1000 (default) Suficiente para qualquer PME
Archive mailbox Não suportado sem licença Se o utilizador tinha arquivo, manter licença

⚠️ Atenção: Se o utilizador tinha In-Place Hold ou Litigation Hold ativos (retenção legal), a conversão para shared mailbox mantém o hold, mas é necessário garantir que a licença não é removida — holds exigem Exchange Online Plan 2. Em PME sem obrigações legais de retenção, isto raramente se aplica, mas verificar antes.

3. Converter via Microsoft 365 Admin Center

A conversão via interface web é o método mais simples para uma única caixa:

  1. Aceder ao Microsoft 365 Admin Center
  2. Ir a Users → Active users
  3. Seleccionar o utilizador cuja caixa vai ser convertida
  4. No painel lateral, ir a Mail tab
  5. Em More actions, seleccionar Convert to shared mailbox
  6. Confirmar a conversão
  7. Remover a licença do utilizador (se aplicável)
  8. Bloquear o sign-in do utilizador

💡 Dica

Após a conversão, a conta do utilizador continua a existir mas o tipo de caixa muda de UserMailbox para SharedMailbox. A conta pode (e deve) ser desactivada para sign-in, mas não eliminada — a eliminação apaga a caixa após 30 dias.

4. Converter via PowerShell Exchange Online

Para conversões em lote ou automatizadas, o PowerShell é mais eficiente. A ligação ao Exchange Online usa o módulo ExchangeOnlineManagement:

# Instalar módulo (se não estiver instalado)
Install-Module -Name ExchangeOnlineManagement -Force -AllowClobber

# Ligar ao Exchange Online
Connect-ExchangeOnline

# Verificar tipo de caixa actual
Get-Mailbox -Identity “[email protected]” | Select-Object DisplayName, RecipientTypeDetails, UserPrincipalName

# Converter para shared mailbox
Set-Mailbox -Identity “[email protected]” -Type Shared

# Verificar conversão
Get-Mailbox -Identity “[email protected]” | Select-Object DisplayName, RecipientTypeDetails
# Output esperado: RecipientTypeDetails = SharedMailbox

A documentação do cmdlet Set-Mailbox está em Set-Mailbox e do Get-Mailbox em Get-Mailbox. Para ligação ao Exchange Online, consultar Connect-ExchangeOnline. Para gestão de permissões, consultar Get-MailboxPermission e Remove-MailboxPermission. Para migração Google Workspace para Microsoft 365, ver o BitLocker + Entra ID Join. Para configuração de SMTP relay em ambiente híbrido, consultar o Diagnóstico de Conectividade Windows Server.

ℹ️ Nota: O parâmetro -Type Shared converte a caixa sem perda de dados. Todo o email, calendário, contactos e regras permanecem intactos. A conversão é quase instantânea (menos de 1 minuto).

5. Atribuir Permissões de Acesso

Após a conversão, é necessário atribuir permissões a quem precisa de aceder à caixa partilhada:

# Atribuir FullAccess (acesso total à caixa)
Add-MailboxPermission -Identity “[email protected]” `
-User “[email protected]” `
-AccessRights FullAccess -InheritanceType All

# Atribuir SendAs (poder enviar como este endereço)
Add-RecipientPermission -Identity “[email protected]” `
-Trustee “[email protected]” `
-AccessRights SendAs -Confirm:$false

# Verificar permissões atribuídas
Get-MailboxPermission -Identity “[email protected]” |
Where-Object { $_.User -notlike “NT AUTHORITY*” -and $_.User -notlike “S-1-5*” } |
Select-Object User, AccessRights

Get-RecipientPermission -Identity “[email protected]” |
Where-Object { $_.Trustee -notlike “NT AUTHORITY*” } |
Select-Object Trustee, AccessRights

Permissão O que permite Cmdlet
FullAccess Ler, apagar, mover emails; abrir a caixa no Outlook Add-MailboxPermission
SendAs Enviar emails como sendo deste endereço Add-RecipientPermission
SendOnBehalf Enviar “em nome de” (o destinatário vê “em nome de”) Set-Mailbox -GrantSendOnBehalfTo

⚠️ Atenção: A permissão SendAs é concedida via Add-RecipientPermission, não Add-MailboxPermission. Confundir os dois é um erro comum. A permissão FullAccess não permite enviar como — apenas ler. Para envio, atribuir SendAs explicitamente.

6. Automapping: O Problema Silencioso

O automapping é a funcionalidade que faz a shared mailbox aparecer automaticamente no Outlook dos utilizadores com permissão FullAccess. Por defeito, está ativo. Na maioria dos casos é útil, mas pode causar problemas de performance quando uma caixa é atribuída a muitos utilizadores (a caixa descarrega para todos os Outlooks) ou quando um utilizador tem acesso a dezenas de shared mailboxes (o Outlook fica lento a abrir).

# Atribuir FullAccess SEM automapping
Add-MailboxPermission -Identity “[email protected]” `
-User “[email protected]” `
-AccessRights FullAccess -InheritanceType All `
-AutoMapping $false

# Remover automapping de uma permissão existente (requires remove + re-add)
Remove-MailboxPermission -Identity “[email protected]” `
-User “[email protected]” `
-AccessRights FullAccess -Confirm:$false

Add-MailboxPermission -Identity “[email protected]” `
-User “[email protected]” `
-AccessRights FullAccess -InheritanceType All `
-AutoMapping $false

💡 Dica

Para PME onde uma shared mailbox é usada por mais de 5 pessoas, desativar automapping e instruir os utilizadores a adicionar a caixa manualmente no Outlook (File → Account Settings → Change → More Settings → Advanced → Add). Isto evita sobrecarga de descarregamento e permite a cada utilizador decidir se quer a caixa visível.

ℹ️ Nota: O Outlook para iOS e Android tem integração nativa com shared mailboxes. Para detalhes, consultar Outlook for iOS and Android. Para configuração de acesso móvel seguro com Intune, consultar o NIS2: Checklist em 90 Dias.

7. Gestão de Licença Após Conversão

A principal vantagem económica da conversão é poder remover a licença do utilizador que saiu. No entanto, há regras:

# Verificar tamanho da caixa após conversão
Get-Mailbox -Identity “[email protected]” | Get-MailboxStatistics |
Select-Object DisplayName, TotalItemSize, ItemCount

# Se TotalItemSize < 50GB, pode-se remover a licença
# Bloquear sign-in primeiro
Set-MsolUser -UserPrincipalName “[email protected]” -BlockCredential $true

# Remover licença (exemplo: Business Standard SKU)
$sku = “empresa:O365_BUSINESS_STANDARD”
Set-MsolUserLicense -UserPrincipalName “[email protected]” -RemoveLicenses $sku

⚠️ Atenção: Se a caixa exceder 50 GB e a licença for removida, a caixa pode ser purgada após um período de tolerância. Monitorizar o tamanho e, se necessário, manter uma licença Exchange Online Plan 2 (mais barata que Business Standard) ou ativar arquivo. Em PME, uma caixa de utilizador com 5+ anos de email pode ultrapassar 50 GB — verificar sempre com Get-MailboxStatistics antes de remover licença.

8. Reencaminhamento de Email

Após converter a caixa, é útil reencaminhar emails recebidos para quem assume a função do colaborador que saiu:

# Configurar reencaminhamento para outro utilizador
Set-Mailbox -Identity “[email protected]” `
-ForwardingSMTPAddress “[email protected]” `
-DeliverToMailboxAndForward $true

# Verificar reencaminhamento
Get-Mailbox -Identity “[email protected]” | Select-Object ForwardingSMTPAddress, DeliverToMailboxAndForward

Parâmetro Comportamento
-DeliverToMailboxAndForward $true Email chega à shared mailbox E é reencaminhado
-DeliverToMailboxAndForward $false Email é apenas reencaminhado (não fica na shared mailbox)

ℹ️ Nota: O reencaminhamento é útil durante um período transitório (1-3 meses) até os clientes actualizarem os contactos. Passado esse período, remover o reencaminhamento para evitar loops e confusão. Documentar a data de remoção num ticket (Registar e Documentar Tickets Correctamente).

9. Converter Múltiplas Caixas em Lote

Para PME que reorganiza equipas ou fechar contas de vários ex-colaboradores, a conversão em lote via PowerShell é eficiente:

# Lista de UPNs a converter (de CSV)
$caixas = Import-Csv -Path .\caixas_converter.csv

foreach ($c in $caixas) {
try {
# Converter
Set-Mailbox -Identity $c.UPN -Type Shared -ErrorAction Stop
Write-Host “Convertida: $($c.UPN)” -ForegroundColor Green

# Bloquear sign-in
Set-MsolUser -UserPrincipalName $c.UPN -BlockCredential $true

# Atribuir FullAccess ao responsável indicado no CSV
if ($c.Responsavel) {
Add-MailboxPermission -Identity $c.UPN -User $c.Responsavel `
-AccessRights FullAccess -InheritanceType All -AutoMapping $false
}

# Remover licença se tamanho < 50GB
$size = (Get-Mailbox -Identity $c.UPN | Get-MailboxStatistics).TotalItemSize.Value.ToMB()
if ($size -lt 50000) {
# Remover licença (ajustar SKU conforme tenant)
# Set-MsolUserLicense -UserPrincipalName $c.UPN -RemoveLicenses “empresa:O365_BUSINESS_STANDARD”
Write-Host ” Licença removível (tamanho: ${size} MB)” -ForegroundColor Cyan
} else {
Write-Host ” ATENÇÃO: Caixa com ${size} MB — manter licença” -ForegroundColor Yellow
}
} catch {
Write-Host “ERRO em $($c.UPN): $($_.Exception.Message)” -ForegroundColor Red
}
}

💡 Dica

O CSV deve ter colunas UPN e Responsavel. Executar primeiro com -WhatIf (simulação) não é possível em Set-Mailbox -Type, por isso testar com uma caixa isolada antes de processar o lote completo. Documentar cada conversão num ticket individual.

10. Auditoria de Shared Mailboxes

A auditoria periódica de shared mailboxes é boa prática de segurança — garante que apenas as pessoas correctas têm acesso e que as caixas não crescem sem controlo:

# Listar todas as shared mailboxes do tenant
Get-Mailbox -RecipientTypeDetails SharedMailbox -ResultSize Unlimited |
Select-Object DisplayName, PrimarySmtpAddress, WhenCreated |
Export-Csv -Path “.\shared_mailboxes.csv” -NoTypeInformation -Encoding UTF8

# Listar permissões de todas as shared mailboxes
Get-Mailbox -RecipientTypeDetails SharedMailbox -ResultSize Unlimited | ForEach-Object {
$mb = $_
Get-MailboxPermission -Identity $mb.Identity |
Where-Object { $_.User -notlike “NT AUTHORITY*” -and $_.User -notlike “S-1-5*” -and $_.IsInherited -eq $false } |
Select-Object @{N=”Mailbox”;E={$mb.DisplayName}}, User, AccessRights
} | Export-Csv -Path “.\shared_mailbox_permissions.csv” -NoTypeInformation -Encoding UTF8

# Verificar caixas que excedem 50GB (precisam de licença)
Get-Mailbox -RecipientTypeDetails SharedMailbox -ResultSize Unlimited | ForEach-Object {
$stat = Get-MailboxStatistics -Identity $_.Identity
$sizeMB = $stat.TotalItemSize.Value.ToMB()
if ($sizeMB -gt 50000) {
[PSCustomObject]@{
Mailbox = $_.DisplayName
SizeMB = $sizeMB
Items = $stat.ItemCount
}
}
} | Sort-Object SizeMB -Descending

ℹ️ Nota: Executar a auditoria trimestralmente. Em PME sujeitas a NIS2 (consultar NIS2: Checklist em 90 Dias), a auditoria de acessos a caixas partilhadas faz parte do controlo de acessos. Registar o resultado num ticket de auditoria.

11. Erros Comuns na Conversão

Problema Causa Solução
Set-Mailbox -Type Shared falha com “mailbox not found” UPN incorrecto ou caixa já eliminada Verificar com Get-Mailbox -Identity x; se eliminada, restaurar em < 30 dias
Caixa convertida mas Outlook não a mostra Automapping desactivado ou cache não atualizado Adicionar manualmente no Outlook ou aguardar 24h para sync do OAB
Utilador consegue ler mas não enviar como Apenas FullAccess atribuído, sem SendAs Adicionar Add-RecipientPermission -AccessRights SendAs
Caixa excede 50 GB e para de receber email Licença removida sem verificar tamanho Atribuir Exchange Online Plan 2 ou ativar arquivo
Erro “You don’t have sufficient permissions” Conta não é Exchange Admin ou Global Admin Usar conta com role adequada ou Privileged Identity Management
Reencaminhamento não chega ao destinatário -DeliverToMailboxAndForward $false Alterar para $true ou configurar regra de transporte
Connect-ExchangeOnline falha Módulo desactualizado ou MFA mal configurada atualizar ExchangeOnlineManagement e usar Connect-ExchangeOnline -UseRPSSession

12. Checklist de Conversão

  • [ ] Verificar que a conta do utilizador existe e não está eliminada
  • [ ] Confirmar tamanho da caixa com Get-MailboxStatistics (< 50 GB = sem licença)
  • [ ] Verificar se há In-Place Hold ou Litigation Hold (requer licença)
  • [ ] Converter via Admin Center ou Set-Mailbox -Type Shared
  • [ ] Bloquear sign-in do utilizador (Set-MsolUser -BlockCredential $true)
  • [ ] Atribuir FullAccess a quem precisa de aceder (Add-MailboxPermission)
  • [ ] Atribuir SendAs a quem precisa de enviar como (Add-RecipientPermission)
  • [ ] Avaliar automapping: desativar se mais de 5 utilizadores com acesso
  • [ ] Configurar reencaminhamento transitório se necessário
  • [ ] Remover licença se caixa < 50 GB e sem holds
  • [ ] Documentar conversão e permissões num ticket (Registar e Documentar Tickets Correctamente)
  • [ ] Agendar auditoria trimestral de shared mailboxes
  • [ ] Comunicar aos utilizadores como aceder à caixa partilhada no Outlook

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