Universal Print: A Impressão em Cloud do Microsoft 365

O print server on-premises é um dos últimos servidores Windows que muitas PMEs mantêm só para imprimir. O Universal Print elimina-o: os jobs seguem pela cloud da Microsoft, os drivers desaparecem dos postos e a gestão fica no Azure Portal. A própria Microsoft resume o objectivo numa frase da documentação oficial: “Universal Print eliminates print servers like OneDrive eliminates file servers.”

Como Funciona

O Universal Print é um serviço do Microsoft 365 que intermedeia toda a impressão. O fluxo é simples:

  • As impressoras registam-se no serviço — ou diretamente (impressoras “Universal Print ready” com suporte IPP/Mopria) — ou através de um connector Windows que publica as impressoras existentes.
  • Os clientes Windows 10/11 (1903+) e macOS (Ventura 13.3+) descobrem as impressoras por localização e imprimem sem drivers, porque o protocolo é IPP.
  • Toda a gestão fica no Azure Portal: registar impressoras, partilhar, criar grupos de partilha, ver usage reports.

Não há print spooler no posto a gerir drivers de fabricante, que era a fonte clássica de crashes e vulnerabilidades (o spooler do Windows foi o alvo do PrintNightmare em 2021).

Arquitectura: Printers vs Connector

Impressoras Universal Print ready: ligam-se à cloud sem middleware. É o cenário ideal para hardware novo — Brother, Canon, Epson, HP e Lexmark têm modelos certificados.

Connector: para impressoras antigas sem suporte IPP/Mopria. Um Windows (Windows 11 64-bit Pro/Enterprise 22631+, Windows Server 2025/2022/2019) com o connector instalado (aka.ms/UPConnector) publica as impressoras locais para o tenant. Requisitos: Printer Administrator ou Global Administrator para registar, licença Universal Print na conta. Requisito prático importante da doc oficial: desactivar o power saving no Windows que corre o connector.

O connector é uma transição, não um destino. Se a PME mantém o connector porque as impressoras têm 10 anos, o próximo ciclo de hardware deve escolher impressoras IPP-ready.

Licenciamento

O Universal Print tem dois componentes de licenciamento: o entitlement (quem pode imprimir e gerir) e o print volume (piscina de jobs do tenant). A doc oficial de licenciamento lista as licenças elegíveis:

  • Microsoft 365 E3, E5, Business Premium: 100 jobs/mês por licença
  • Microsoft 365 F3, Windows 10/11 Enterprise E3/E5, Universal Print standalone: 5 jobs/mês

Detalhes do modelo (verbatim da doc): “Each Universal Print tenant has a shared pool of print jobs that are available to all users who have a license.” — o pool é do tenant, os jobs refrescam no início de cada mês, e um job é 1 documento impresso independentemente do número de páginas ou cópias. Se o pool esgotar no meio do mês, os utilizadores continuam a imprimir e o administrador recebe um alerta de overage. Volume adicional compra-se em pacotes de 500 jobs ($25/mês) ou 10.000 jobs ($300/mês) com compromisso anual.

Para uma PME com E3/Business Premium, a conta simples: 50 licenças × 100 jobs = 5.000 jobs/mês partilhados. Na maioria dos casos de escritório, chega com folga — a própria Microsoft nota que “Many companies find that the quantity included with their user licenses is enough to meet their needs.”

Configuração Passo a Passo

  1. Licenças: atribuir licença elegível aos utilizadores que imprimem e aos admins.
  2. Impressoras ready: ligar a impressora à rede, registar no portal (Universal Print no Azure Portal → Printers → Register).
  3. Impressoras legacy: instalar o connector (aka.ms/UPConnector) num Windows sempre ligado, iniciar sessão com Printer Administrator, registar as impressoras locais.
  4. Partilha: converter cada impressora registada em partilha (Share), com grupos de segurança Entra a definir quem vê o quê.
  5. Clientes: no Windows 10/11, adicionar impressora — as Universal Print aparecem pela descoberta de localização, sem driver.

O Caso PME

A decisão prática: se o único serviço do servidor é imprimir, o Universal Print acaba com ele. As partilhas de ficheiros podem ficar no NAS, o AD já está na cloud (Entra ID), e o print server desaparece da lista de VMs para manter, actualizar e proteger. O benefício indirecto: menos superfície de ataque (o spooler é historicamente frágil), menos VPN para imprimir fora do escritório, e os relatórios de uso saem do portal sem scripts.

O que pesa contra: impressoras antigas obrigam ao connector (que é uma VM Windows a manter), e funcionalidades avançadas de fabricante (finishing específico, gestão de bandejas especiais) podem exigir Print Support Apps do fabricante em vez de drivers clássicos. Validar as 3-4 impressoras principais antes de cortar o print server.

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