O Outlook permite criar regras para responder a mensagens de forma automática, especificando uma mensagem predefinida.
Importante: no caso de contas de email configuradas por POP3/IMAP4 apenas funciona se o Outlook estiver aberto. Com contas MAPI/Exchange podemos guardar a regra directamente no servidor de email, para funcionar sem o Outlook aberto.
Abaixo exemplifico a criação de uma regra no Outlook, para responder com uma mensagem onde é indicado que a caixa foi descontinuada e deverá ser remetida a mensagem para outro endereço.
Outlook 2016/2013
1. Clique em Ficheiro > Informações e clique em Gerir Regras e Alertas.
2. Clique em Nova Regra…
3. Seleccionar Aplicar regra nas mensagens recebidas e clique em Seguinte.
4. Seleccionar em que o meu nome está na caixa “Para”.
5. Seleccionar obter resposta do servidor utilizando uma mensagem específica e no passo 2 clique em uma mensagem específica.
6. Especifique a mensagem, e clique em Guardar e Fechar e Seguinte
7. Especificar as excepções, para que não seja enviado a mensagem automática e evitar respostas em loop entre diferentes servidores e clicar em Seguinte.
- exceto se for uma resposta automática
- exceto se o assunto ou o corpo incluírem palavras especificas (incluir por exemplo: Não Responder, no-reply, noreply, out of office, fora do escritório)
- exceto com palavras específicas no endereço do remetente (incluir por exemplo: Não Responder, no-reply, noreply)
- Caixas que recebam relatórios ou algum tipo de alarmistica, de vem ativar a opção exceto se for enviar para pessoas ou grupos públicos e especificar os grupos ou listas para onde não pretende enviar.
8. Atribuir um nome à regra, garantir que está seleccionada a opção Ativar esta regra, clicar em Concluir, Aplicar e OK
No caso de configurada MAPI/Exchange devem confirmar no Webmail da conta de e-mail, se a regra foi criada com sucesso e se necessário efectuar qualquer ajuste via Microsoft Outlook.
3 Comentários
Duarte Spínola
16 Set 2019
Quando se referente a “elaborada em formato HTML” é código HTML ou é na criação na mensagem template no Outlook a opção do Formato do Texto é o “Aa HTML”? Se abrir no browser a imagem e efetuar Copiar Imagem e colocar na mensagem no Outlook com opção Formato do Texto = “Aa HTML” quando efetuar Guardar a imagem desaparece?
Francisco Barbosa
1 Out 2019
Bons dias,
Antes de mais queria pedir desculpa pela demora na resposta e agradecer a resposta.
Quando refiro “elaborada em formato HTML” é o template do Outlook em formato “Aa HTML”.
Abri a imagem no browser, copiei e colei no template do Outlook em formato “Aa HTML”, guardei na pasta “Templates”.
Abri o template. No cimo tem o nome “Resposta_automatica – Mensagem (HTML)”.
O Template está conforme o desejado, a imagem aparece e o restante texto está formatado.
Até aqui tudo bem.
O problema é quando recebo uma mensagem e a resposta sai… o destinatário recebe a mensagem em “Aa Texto simples”, sem imagem e desformatada.
Ou seja, aberta a resposta automática, nos “enviados” (é o que o destinatário recebe) na parte superior aparece “Resposta_automatica – Mensagem (Texto simples)”.
Não sei se fui claro.
Para qualquer dúvida creia-me ao dispor.
F. Barbosa
Francisco Barbosa
11 Set 2019
Muito obrigado. Funciona cinco estrelas.
No entanto a minha resposta automática tem uma imagem alojada num servidor, elaborada em formato HTML. Gravo-a como um modelo do Outlook 2016 e faço a regra, conforme acima….
Ao sair, a resposta automática, que foi formatada em HTML, transforma-se em “texto simples” !!
Será que pode ajudar, na configuração?
F. Barbosa