Entre as centenas de mensagens de email diárias, por vezes não é possível estar atento à caixa de correio, para nos ajudar a identificar temas prioritários, podemos criar regras para apresentar uma janela de alerta para determinadas mensagens de email recebidas.
Utilizo este tipo de regras para temas realmente importantes, exemplo emails recebidos de chefias / determinados departamentos ou sobre assuntos que carecem de tratamento / seguimento de imediato.
Abaixo exemplifico a criação de uma regra no Outlook partindo de uma mensagem existente, para despoletar uma janela de alerta no ecrã quando recebida uma mensagem.
A janela de alerta será despoletada com base em critérios como:
- Endereço de origem
- Conta de email de destino
- Determinadas Palavras-chave no Assunto da mensagem
- E com uma excepção quando o meu endereço está em Cc: ou Bcc: (despoleta apenas se estiver no Para:)
Para criar a regra, seguir os passos abaixo:
Outlook 2013 / 2016
- Clique com o botão direto do rato, sobre a mensagem recebida, selecionar Regras e clicar em Criar Regra…
- Se pretende que a regra se aplique a apenas a uma determinada origem, selecione o endereço De, Assunto contém editar com palavra ou conjunto que pretende, Enviado Para deixar a sua conta de email e clicar em Opções avançadas…
Nota: no Enviado para poderá seleccionar “só para mim” caso pretenda que seja despoletado o alerta se for o único destinatário da mensagem.
- Clique conforme abaixo, caso pretende adicionar outras palavras-chave que possam aparecer no assunto.
- Seleccionar a opção apresentar uma mensagem específica na janela “novo alerta de item”.
5. Clique em uma mensagem específica e escreve a mensagem que seja apresentada para identificar o objectivo da regra.
- Se pretender sinalizar a mensagem, selecione sinalizar a mensagem para dar seguimento neste momento, clique sobre dar seguimento neste momento e selecione a flag e OK e clique em Seguinte.
- Se pretender colocar exceções poderá seleccionar aqui, no meu caso selecciono exceto quando o meu nome não estiver na caixa “Para” (se estiver em Cc ou Bcc não irá despoletar o alerta) e clicar em Seguinte.
- Especifica o nome para a regra que pretendo dar e clicar em Concluir (garantir que opção Ativar esta regra está seleccionada).
Da próxima vez que seja recebida uma mensagem no Outlook, com os critérios definidos, se estiver noutra aplicação e o Outlook minimizado, o icon do Outlook irá apresentar um envelope e irá ficar realçado na barra de Tarefas.
Se estiver a ler uma mensagem de email, irá despoletar a janela de alerta com a indicação “Tratamento Prioritário”, com uma ou mais mensagem no alerta, deve clicar em Fechar ou Abrir Item se pretender tratar a mensagem recebida de imediato.
A mensagem na Caixa de Entrada, irá aparecer sinalizada que configurei para tratamento no dia, em que também será apresentado nas Tarefas à direita na janela abaixo.
