Aprovações no Copilot Cowork: quando pede e como sair dos bloqueios

O Copilot Cowork executa tarefas em teu nome — envia emails, publica no Teams, agenda reuniões, move ficheiros. Antes de cada acção sensível, pausa e pede aprovação: é o sistema de segurança central do produto. Em tarefas de uma linha, a pausa é bem-vinda. Em tarefas longas com dez emails e três mensagens, a mesma protecção transforma-se numa fila de cliques — e a documentação não esconde o motivo: as aprovações são da sessão, pelo que a conversa seguinte volta a pedir tudo. Este guia mostra quando o Cowork pede aprovação, onde ficam as tarefas pendentes (na conversa, no painel Permissions e na página Automations) e como montar a alternativa com Copilot Studio e Power Automate, em que o gate de aprovação é uma decisão de desenho — um único checkpoint com quem decide de verdade — em vez de um prompt atrás de outro.

Quando o Cowork pede aprovação

O Cowork pede aprovação antes das acções que saem da tua sessão e afectam outras pessoas ou sistemas. A lista prática, a partir da documentação oficial:

• Enviar email (Outlook), publicar no Teams e agendar reuniões — com pré-visualização do conteúdo (o rascunho do email, a mensagem, a reunião proposta) antes de aprovares.
• Regras de correio do Outlook — acção de alto impacto: o cartão de aprovação mostra exactamente o que a regra fará.
• Uso do browser — acções que submetem dados pessoais ou têm consequência mostram um cartão de aprovação na conversa, com Approve uma vez ou Reject.
• Editar ficheiros — quando o Cowork pede acesso de edição: Approve once (para a tarefa actual) ou Always allow (para a conversa corrente).
• Tarefas accionadas por eventos — por defeito entram em modo draft-and-approve: o Cowork prepara a acção (o email a enviar, a mensagem a publicar) e aguarda a tua aprovação antes de a executar. Uma tarefa corre com as tuas permissões e vê apenas o que tu vês — e entrega resultados só a ti, salvo aprovação em contrário.

Nos pedidos de risco médio e alto aparece um indicador de risco, para calibrar a decisão antes de clicar. Acções de leitura e de baixo risco (consultas, pesquisas) não pedem aprovação.

As opções no cartão de aprovação

Quando é preciso aprovar, aparece um diálogo na conversa com os detalhes e — nas acções com conteúdo — uma pré-visualização rica. As opções são estas:

Antes de decidir, revisa sempre: Show parameters revela os parâmetros técnicos da acção (destinatários exactos, conteúdo). O aviso da documentação é claro (Always review the details before you approve): confirma destinatários e conteúdo.

Onde ficam as tarefas pendentes

A documentação do Cowork não descreve uma caixa de entrada global de aprovações — as pendentes aparecem em três sítios:

• Na conversa — cada acção sensível gera um cartão de aprovação ao vivo, e o botão Approve All (n) resume as que estão em espera. Se abandonares a sessão, o trabalho fica à espera: regressa pela home page (tarefas recentes) e continua de onde parou.
• No painel lateral, secção Permissions — a lista das aprovações don’t ask again da sessão actual, com opção de revisão e revogação. É o sítio para limpar de uma vez os Always allow acumulados num dia atarefado.
• No Automations — na navegação lateral ou como separador dentro de Tasks, consoante a versão da interface. As tarefas agendadas e accionadas por eventos têm o separador Runs com o histórico de cada execução (em details, ao abrir a task). As acções preparadas em draft-and-approve aparecem quando a tarefa corre, e o resultado chega só a ti.

O que faz os bloqueios serem constantes

Três propriedades do sistema explicam o cansaço de quem usa o Cowork a sério:

1. Aprovações não persistem entre conversas. O Approve & don’t ask again vive na sessão em que foi escolhido — na conversa seguinte, tudo volta a pedir. O application card da Microsoft formula a intenção: limiting the blast radius of any unintended permission grant — conter o dano de um consentimento dado à pressa.
2. Acções repetitivas multiplicam prompts. Um pedido que envia cinco emails e publica três mensagens são oito portões, não um.
3. Tarefas accionadas por eventos entram em draft-and-approve por defeito — cada execução que mexe em email/Teams/sistemas partilhados prepara e espera. É o correcto para um cenário de monitorização, irritante para um de rotina.

Na minha avaliação (não é texto da Microsoft), a resposta está no desenho, não numa configuração: as aprovações não se desligam no Cowork. O que se pode fazer é escolher o instrumento certo para o processo — e é aí que entram o Copilot Studio e o Power Automate.

A alternativa: Copilot Studio e Power Automate

Num agente construído em Copilot Studio, a aprovação deixa de ser um comportamento fixo do chat e passa a ser uma decisão de desenho do fluxo: defines quem aprova, o quê e em que ponto — um checkpoint único em vez de prompts a cada envio. Existem três portas de aprovação (duas disponíveis hoje, a terceira anunciada), com níveis de esforço distintos:

1. Aprovação clássica do Power Automate — a acção Start and wait for an approval do conector Approvals. O fluxo pausa, envia o pedido aos aprovadores designados e continua automaticamente quando respondem. Tipos: Everyone must approve, First to respond, respostas personalizadas ou sequencial. O aprovador responde no email do Outlook, num cartão adaptativo do Teams ou no action center do Power Automate. O conector é standard (incluído em Office 365), com base de dados Dataverse no ambiente.
2. Aprovação de vários estágios (preview) — em agent flows do Copilot Studio, a acção Run a multistage approval (conector Human review). Aprovação em estágios: manuais, de IA (o modelo decide Approve/Reject com justificação, com base em instruções, documentos e imagens) e condições entre estágios que encaminham ou terminam. Exemplo da documentação: um estágio de IA avalia a despesa contra a política, uma condição manda para aprovação do gestor apenas acima de 5.000, e a aprovação termina — sem gestor para as baixas.
3. Aprovação por ferramenta no agente — anunciada no Message Center (RM570434) com GA prevista para Setembro de 2026; ao dia da publicação não confirmei que já saiu — verifica a disponibilidade no teu tenant antes de contar com ela. A ideia: makers marcam ferramentas específicas do agente para pedir aprovação humana antes de executar. O pedido aparece inline no canal onde o agente corre (Teams, Microsoft 365 Copilot), com descrição da acção: aprovar uma vez, aprovar para a sessão ou negar.

A acção «Run a multistage approval» no conector Human review do Power Automate (source Microsoft Learn)

O desenho que elimina os bloqueios constantes é o checkpoint único: o agente prepara o trabalho todo num fluxo, junta as acções num pedido só — «estes 8 emails prontos a enviar» — e um único Start and wait for an approval submete o lote. O estágio de IA filtra o que é rotina (só o que cumpre a política segue directo), as condições encaminham por valor ou risco, e o histórico de decisões fica registado no fluxo — auditoria que o Approve no chat não dá. Acções de risco baixo e sem destinatário externo podem não ter gate nenhum; as sensíveis têm o do gestor, não o do próprio autor do pedido.

O estágio manual da aprovação: tipo, título com tokens, atribuído a (source Microsoft Learn)

Antes de escolher o caminho, as contas: as aprovações clássicas correm com licença Office 365 (conector standard). Os estágios de IA das multi-stage gastam Copilot Credits do ambiente — sem créditos, a aprovação trava. E o multistage está em preview: sem suporte a ALM nem partilha do fluxo, documento em base64, e o mesmo aprovador não pode repetir-se entre estágios (o fluxo falha).

As acções de aprovação do conector Approvals no designer do Power Automate (source Microsoft Learn)

Erros comuns

• Aprovação não aparece a outra pessoa — no Cowork, a aprovação é sempre do utilizador cuja tarefa corre (as permissões dele). Para um segundo aprovador, é o fluxo do Copilot Studio com Assigned to que encaminha — não o chat.
• «Always allow» volta a pedir no dia seguinte — não é um erro: as concessões valem só para a sessão/conversa. Revoga ou volta a conceder no painel Permissions.
• Aprovação de IA travada — estágio de IA sem Copilot Credits atribuídos ao ambiente não decide: a aprovação fica presa. Verifica o billing antes de desenhar o fluxo.
• Mesmo aprovador em dois estágios — o multistage falha por design: aprovadores distintos por estágio.
• Aprovador fora do ambiente — se o utilizador responde de outro ambiente (Dataverse), a aprovação pode falhar: adiciona-o ao ambiente no Power Platform admin center.

Veredicto

O sistema de aprovações do Cowork faz exactamente o que promete: nada sensível corre sem um humano a ver. Para tarefas pessoais de um dia, as concessões de sessão (More options) e o Approve All resolvem a fricção. O limite aparece quando o processo deixa de ser pessoal: a aprovação não se delega, não persiste entre conversas e não cria histórico auditável de decisão. Aí o caminho é o agente próprio em Copilot Studio com o fluxo de aprovação certo — clássico para aprovar por email/Teams, multi-stage com IA quando a política exige triagem — e o checkpoint único no sítio onde a decisão pertence.

Fontes Oficiais

• Use Copilot Cowork — Microsoft Learn (Approve actions, side panel, event-driven tasks)
• Copilot Cowork FAQ — como funciona a aprovação de acções e o indicador de risco
• Application card: Copilot Cowork — sistema de aprovação e escopo de permissões
• Where browser use is available — cartão de aprovação com Approve/Reject nas acções do browser
• Multistage and AI approvals in agent flows — Copilot Studio (preview)
• Get started with approvals — Power Automate (tipos, licenças, onde responder)
• Assign approvals — Outlook email, Teams adaptive card e action center
• Message Center RM570434 — aprovação por ferramenta nos agentes Copilot Studio (anunciada, GA prevista set./2026)